一個公司準備籌劃一場活動都花費了大量的時間和精力以及資金，這對于公司而言是一項非常重要的項目活動，因此就需要找到一個專業(yè)的活動策劃公司或者團隊來執(zhí)行前期的文案策劃、后期的活動現場布置執(zhí)行等等工作。今天我們成都曼丁文化傳播有限公司的活動策劃部門小陳為大家聊聊關于活動策劃公司舉辦活動時可以看出其專業(yè)性的幾個方面!
第一、要作好輿論宣傳工作
既然舉辦開業(yè)儀式的主旨在于塑造本單位的良好形象，那么就要對其進行必不可少的輿論宣傳，以吸引社會各界對自己的注意，爭取社會公眾對自己的認可或接受。為此要做的常規(guī)工作有：一是選擇有效的大眾傳播媒介，進行集中性的廣告宣傳。其內容多為：開業(yè)儀式舉行的日期、開業(yè)儀式舉行的地點、開業(yè)之際對顧客的優(yōu)惠、開業(yè)單位的經營特色，等等。二是邀請有關的大眾傳播界人士在開業(yè)儀式舉行之時到場進行采訪、報告，以便對本單位進行進一步的正面宣傳。
第二、要做好來賓約請工作
開業(yè)儀式影響的大小，實際上往往取決于來賓的身份的高低與其數量的多少。在力所能及的條件下，要力爭多邀請一些來賓參加開業(yè)儀式。地方領導、上級主管部門與地方職能管理部門的領導、合作單位與同行單位的領導、社會團體的負責人、社會賢達、媒體人員，都是邀請時應予優(yōu)先考慮的重點。為慎重起見，用以邀請來賓的請柬應認真書寫，并應裝入精美的信封，由專人提前送達對手手中，以便對方早作安排。
第三、要作好場地布置工作
開業(yè)儀式多在開業(yè)現場舉行，其場地可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。按慣例，舉行開業(yè)儀式時賓主一律站立，故一般不布置主席臺或座椅。為顯示隆重與敬客，可在來賓尤其是貴賓站立之處鋪設紅色地毯，并在場地四周懸掛橫幅、標語、氣球、彩帶、宮燈。此外，還應當在醒目之處擺放來賓贈送的花籃、牌匾。來賓的簽到薄、本單位的宣傳材料、待客的飲料等等，亦須提前備好。對于音響、照明設備，以及開業(yè)儀式舉行之時所需使用的用具、設備，必須事先認真進行檢查、調試，以防其在使用時出現差錯。
第四、要作好接待服務工作
在舉行開業(yè)儀式的現場，一定要有專人負責來賓的接待服務工作。除了要教育本單位的全體員工在來賓的面前，人人都要以主人翁的身份熱情待客，有求必應，主動相助之外，更重要的是分工負責，各盡其職。在接待貴賓時，需由本單位主要負責人親自出面。在接待其他來賓時，則可由本單位的禮儀小姐負責此事。若來賓須為來賓準備好專用的停車場、休息室，并應為其安排飲食。
第五、要作好禮品饋贈工作
舉行開業(yè)儀式時贈予來賓的禮品，一般屬于宣傳性傳播媒介的范疇之內。若能選擇得當，必定會產生良好的效果。根據常規(guī)，向來賓贈送的禮品，應具有如下三大特征。其一，是宣傳性。可選用本單位的產品，也可在禮品及其包包裝上印有本單位的企業(yè)標志、廣告用語、產品圖案、開業(yè)日期，等等。其二，榮譽性。要使之具有一定的紀念意義，并且使擁有者對其珍惜、重視，并為之感到光榮和自豪。其三，獨特性。它應當與眾不同，具有本單位的鮮明特色，使人一目了然，并且可以令人過目不忘。
第六、要作好程序擬定工作
從總體上來看，開業(yè)儀式大都由開場、過程、結局三大基本程序所構成。開場，即奏樂，邀請來賓就位，宣布儀式正式開始，介紹主要來賓。過程，是開業(yè)儀式的核心內容，它通常包括本單位負責人講話，來賓代表致詞，啟動某項開業(yè)標志，等等。結局，則包括開業(yè)儀式結束后，賓主一首進行現場參觀、聯歡、座談等等。它是開業(yè)儀式必不可少的尾聲。為使開業(yè)儀式順利進行，在籌備之時，必須要認真草擬個體的程序，并選定好稱職的儀式主持人。
站在儀式禮儀的角度來看，開業(yè)儀式其實只不過是一個統稱。在不同的適用場合，它往往會采用其他一些名稱。例如，開幕儀式、開工儀式、奠基儀式、破土儀式、竣工儀式、下水儀式、通車儀式、通航儀式，等等。它們的共性，都是要以熱烈而隆重的儀式，來為本單位的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的開端。最后成都曼丁文化傳播策劃部小陳提示各位：它們的個性，則表現在儀式的具體運作上存在著不少的差異，需要有所區(qū)別。